Inzendingen

Richtlijnen voor auteurs

Het studiereisverslag zal bestaan uit je strategische nota’s, gericht op het belichten van een specifieke geopolitieke, culturele of sociale kwestie met betrekking tot bestuur, gebaseerd op waarnemingen in het veld, met verwijzingen naar betrouwbare bronnen. Het is gericht op een goed opgeleid publiek met belangstelling voor buitenlandse zaken en combineert feiten met persoonlijke overwegingen, en voldoet aan eisen van nauwkeurigheid en duidelijkheid.

Het artikel, dat tussen de 4000 en 8000 woorden lang is, wordt gepubliceerd in gedrukte en online vorm, en moet voldoen aan hoge normen op het gebied van schrijven, referenties en intellectuele integriteit. De nota zal zich onderscheiden door een balans tussen persoonlijke analyse en serieuze documentatie.

Voor velen kan dit je eerste publicatie zijn. Deze dingen blijven: probeer er het beste van te maken. Je zult er trots op zijn!

Doel

• Kies voor je artikel een aspect dat een relevante geopolitieke, culturele of sociale realiteit aansnijdt, in relatie tot bestuur.
• Kies geen onderwerp dat te veel overeenkomsten heeft met een ander lid. Onderwerpen worden voorafgaand aan de studiereis doorgenomen.
• Je doelgroep is iemand met interesse in buitenlandse zaken die zijn kennis en ervaring van dat land wil verrijken. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een andere lid, die niet met je meegaat. Je kunt ook denken aan een specialist op het gebied van buitenlandse zaken, die niet per se veel van het land hoeft te weten.
• De achtergrond moet een mix zijn van observaties tijdens de reis, met kruisverwijzingen naar betrouwbare bronnen.
• Je artikel moet tussen de 4000 en 8000 woorden lang zijn. Ter vergelijking: dit document is iets langer dan 3000.
• Je tekst gaat door een detectiemachine voor artificiële intelligentie en wordt proefgelezen. Hoewel deze tools prachtige nieuwe vooruitzichten bieden op het gebied van productiviteit en snelle toegang tot informatie, is Olivaint ook een opleiding die gericht is op schrijven en redigeren. Denk aan een architect die eerst leert om modellen met de hand te maken voordat hij dat op de computer doet. Sterker nog, contentgeneratoren leren van astronomisch grote databases en produceren “gladdere” resultaten, met als gevolg dat originaliteit en persoonlijkheid verloren gaan. Precies het tegenovergestelde van het doel van de nota.
• Je artikel wordt met open access gepubliceerd, met jou als auteur. De publicatie zal plaatsvinden in overeenstemming met alle academische standaarden: papieren versie beschikbaar (en ingediend voor het wettelijk depot) en online versie op deze website, waarnaar verwezen wordt op Google Scholar en andere databases.
• Naast publicatie is het de bedoeling om het officieel te presenteren aan een panel bestaande uit verschillende externe personen.
• Het document moet worden aangeleverd in een bewerkbaar bestand (DOC, DOCX, ODT, JATS, XML, Pages, TXT, RTF, MD, TeX, HTML, etc.), maar niet in PDF-formaat. Het wordt door ons geformatteerd en samengevoegd tot het eindrapport. De opmaak van het aangeleverde document is voor ons niet van belang.

Redactie

• Dit spreekt voor zich, maar het taalgebruik moet vlot en hoffelijk zijn: elk schandelijk taalgebruik is uiteraard verboden.
• Een artikel is geen satire, opruiende toespraak of pamflet. Dit sluit geenszins uit dat je af en toe een geestige opmerking kunt maken als je dat wilt, of een iets assertievere verklaring. Het is allemaal een kwestie van proportie.
• Geef een kort abstract van ongeveer 4 tot 6 zinnen. Een abstract is een korte samenvatting aan het begin van een document waarin de essentiële elementen van de tekst op een duidelijke en beknopte manier worden gepresenteerd. Het dient om de lezer snel te informeren over het onderwerp, de doelstellingen, de methodologie, de belangrijkste resultaten en de conclusies.
• Dit artikel bevat meer persoonlijke opmerkingen. Met andere woorden, het gaat niet alleen over de feiten.
• Vermijd de eerste persoon enkelvoud en geef de voorkeur aan de eerste persoon meervoud als je het hebt over observaties die je hebt gedaan. Gebruik de derde persoon enkelvoud als je over feiten praat of naar andere werken verwijst.
• Vermijd passieve formuleringen waar nodig. Korte zinnen hebben over het algemeen de voorkeur. Dit is ook geen gebod: het doel is vloeiendheid. Je moet dus niet overdrijven en schade doen aan de stijl en—het tegenovergestelde van het gewenste effect—aan de flow van de tekst zelf. Werkwoorden moeten ook zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd worden gebruikt.
• Alle tabellen en figuren moeten genummerd en gelabeld zijn. Naar dit nummer moet minstens één keer in de tekst worden verwezen. Met andere woorden moet de figuur of tabel één (of meer) specifieke punten in de tekst illustreren en mag niet op zichzelf staan.
  Voorbeeld in de tekst: "De taalgrens, vastgesteld in 1962 en bevestigd in 1970, verdeelt België in vier taalgebieden (Fig. 1)".
  Voorbeeld van een legende: "Fig. 1: De vier taalgebieden in België".
• Elke grafiek is een figuur. Assen moeten gegradueerd zijn en de basiseenheid mag nooit weggelaten worden. Er moet een referentie staan als de gegevens, de figuur zelf of beide afkomstig zijn van een externe bron (zie hieronder). Indien mogelijk geven we de voorkeur aan figuren in vectorformaat (SVG, EPS, PDF) in plaats van rasterformaat (JPEG, BMP, TIFF, GIF, WEBP). Dit is alleen relevant voor de kwaliteit van de uiteindelijke lay-out en niet voor de rest.
• Elk artikel moet beginnen met een inleiding (na het abstract) en eindigen met een conclusie (voor de bibliografie). De inleiding vermeldt onder andere de toekomstige structuur van de nota, om de lezer te begeleiden bij het lezen. Het vermeldt duidelijk de centrale stelling van de notitie. Het geeft ook aan wat je erin wel en niet zult vinden. De conclusie vat de belangrijkste punten van de nota samen. Het is ook een expliciet antwoord op de stelling van de inleiding. Het moet mogelijk zijn om door een nota heen te bladeren en alleen de inleiding en conclusie te lezen.
  Een advies: schrijf ze als laatste. En eindig met het abstract. Voor de vlotheid, zie de rest van je structuur alsof je een mondelinge moet presentatie geven.

Intellectuele integriteit

• De oorsprong van de stellingen moet duidelijk te achterhalen zijn. Elke stelling van iemand anders dan de auteur (jij dus) moet worden geciteerd (zie hieronder). Ook moet de lezer gemakkelijk onderscheid kunnen maken tussen de feiten die je vermeldt en je eigen gedachten. Die laatste zijn essentieel en vormen de rijkdom van je bijdrage, maar ze mogen niet overkomen als een ongrijpbaar feit, maar als iets wat je zelf hebt bedacht. Het gebruik van de eerste persoon meervoud in dit geval (zie hierboven) is een gemakkelijke manier om ze te onderscheiden.
• Een publicatie is niet vrijgesteld van de regels voor gegevensbescherming. Als je ooit niet-geanonimiseerde persoonlijke gegevens gebruikt, heb je de uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming van de persoon nodig. Publicaties zijn geen persoonlijke gegevens.
• Op de talloze conferenties waaraan we zullen deelnemen, zal een veelheid aan relevante opmerkingen worden gemaakt. De kans is groot dat een aantal van deze uitwisselingen relevant zijn voor je nota. Houd je aan de Chatham House Rule:
  " Wanneer een vergadering, of een deel daarvan, wordt gehouden onder de Chatham House Rule zijn de deelnemers vrij om de ontvangen informatie te gebruiken, maar noch de identiteit noch de connectie van de spreker(s), noch die van een andere deelnemer, mag worden onthuld."
  Je kunt dan de uitspraak voor jezelf citeren, zoals "tijdens een bijeenkomst werd ons dat verteld", of een andere soortgelijke formulering. Als je de persoon toch expliciet wilt citeren, vraag dan om de toestemming.
• Citeer nooit een commentaar dat door de auteur publiekelijk is ontkend, tenzij het van bijzonder belang is. Als je van mening bent dat een dergelijk citaat toch essentieel is, geef dan in de tekst aan dat het door de auteur is ontkend.
• Als je ooit een dataset gebruikt, gebruik dan de meest recente versie die beschikbaar is. Gebruik nooit een dataset die door de auteur als verouderd is gemarkeerd, tenzij deze specifieke versie van bijzonder belang is. Dan moet je het ook verantwoorden.
• Respect voor auteursrechten is essentieel. Hoewel je een werk dat openbaar beschikbaar is (al dan niet gratis) altijd kunt citeren, kun je de inhoud ervan niet noodzakelijkerwijs direct gebruiken. Je moet controleren of de publicatie reproductie toestaat als je de inhoud wilt reproduceren. Je moet ook controleren of de licentie wijzigingen toestaat als je alleen bepaalde elementen (tabel, figuur, paragraaf etc.) wilt hergebruiken en niet de hele publicatie.
• Probeer je zo bewust mogelijk te zijn van je vooroordelen en houd er rekening mee in je analyses. Wees je ook bewust van de mogelijke vooroordelen van de bronnen die je rapporteert. Publicaties, zelfs wetenschappelijke, worden nog steeds geschreven door mensen, met hun eigen ervaringen en vooroordelen (en AI's leren van menselijke teksten).

Referenties

• Academische referenties (Google Scholar is van grote hulp) en andere publicaties van erkende gegevensinstituten en officiële bronnen (internationale instellingen, niet-gouvernementele organisaties, juridische en overheidsteksten...) hebben de voorkeur boven verschillende internetbronnen. Als juridische experts bekend zijn met de hiërarchie van normen, dan hebben serieuze publicaties hun eigen soort equivalent.
• Krantenartikelen — in de zin van "niet-wetenschappelijk" (newspaper) — zijn welkom (correct geciteerd), op voorwaarde dat er geen bron van grotere waarde beschikbaar is. Een goed geschreven krantenartikel vermeldt ook zijn bronnen, mits deze openbaar zijn. Gelieve ze te citeren.
  
  • Het kan niettemin relevant zijn om een krantenartikel te citeren, bijvoorbeeld als het een beschermde journalistieke bron vermeldt, of voor de eigen mening van de journalist, bijvoorbeeld in een redactioneel artikel.
  • Een ander relevant geval kan zijn wanneer een persoonlijkheid zichzelf uit in een column, een pamflet of een uitwisseling/interview. Het is belangrijk om na te gaan of dit de best beschikbare bron is voor deze inhoud: de persoonlijkheid kan zich bijvoorbeeld vollediger over hetzelfde onderwerp hebben uitgelaten in een essay.
  • Onderzoeksjournalistiek is ook een geval waarbij het citeren van een niet-wetenschappelijk tijdschrift relevant is.
  • Voor pure nieuwsberichten is de originele bron vaak te vinden in persberichten (Belga, AFP, Associated Press, Reuters, etc. waarnaar de kranten verwijzen), die trouwens ook hun eigen stijl van citatie hebben.
    Het is aan jou om van geval tot geval te beoordelen welke bron het meest kwalitatief is voor jouw doeleinden.
• Geef als algemene regel altijd de voorkeur aan een originele bron boven een afgeleide bron.
  Voorbeeld: de Courrier International vertaalt artikelen uit verschillende internationale kranten. Citeer in plaats daarvan het oorspronkelijke artikel, met de auteurs en de oorspronkelijke publicatiedatum.
  Een ander voorbeeld: een academisch artikel vermeldt iets in een ander artikel, en je wilt verwijzen naar dat laatste. Verwijs dan op zijn minst naar het oorspronkelijke artikel (en indien relevant ook naar het andere).
• Je moet ook het zoeken naar de originele bron niet overdrijven. Als je bron van voldoende kwaliteit is, is het niet altijd nodig om verder te gaan.
  Voorbeeld: je wilt een IPCC-rapport citeren voor een specifiek doel. Het IPCC zelf citeert duizenden wetenschappelijke en zeer technische artikelen van klimaatspecialisten, die veel originelere bronnen zijn dan het rapport in kwestie, en waarvan waarschijnlijk één ervan aan de oorsprong ligt van het specifieke punt waarnaar je wilt verwijzen. Het is niet nodig om alle wetenschappelijke literatuur op dit gebied te lezen: het IPCC-rapport is alles wat je nodig hebt.
• Citaties moeten worden geformatteerd in auteursdatumstijl (Harvard-stijl) met korte verwijzingen in de tekst (KLEINE HOOFDLETTERS, jaartal) en vervolgens volledig aan het einde van het artikel, in de bibliografie in alfabetische volgorde van de achternamen van de auteurs. Voor juristen is dit niet in de voetnoten. We kunnen zelf zorgen voor de kleine hoofdletters en andere typografische details, zolang de citaten in de tekst maar duidelijk herkenbaar zijn. In het kort begint de Harvard-stijl met de auteur (achternaam, voornamen initialen), dan de datum tussen haakjes, de titel van het artikel tussen aanhalingstekens, de titel van het werk cursief, de uitgever en dan de volumeverwijzingen. Een boek heeft dus geen artikeltitel tussen aanhalingstekens. Voorbeeld van een verwijzing naar een artikel in een eerder onderzoeksverslag:
  In de tekst : (ROSIERS, 2025)
  In de bibliografie : Rosiers, D. (2025) “Noord-Zuid Verhouding in Vietnam – verschillen tussen Hanoi en Saigon.” Rapport de session d’étude—Studiereisverslag, Conférence Olivaint Genootschap, vol. 70, pp. 7–14.
  Tip: met goede software kun je je bronnen automatisch beheren en opmaken, zoals Zotero of Mendeley, maar ook een groot aantal andere online tools van allerlei aard.
• Omdat het internet een bewegend web is, moeten citaten van geciteerde websites—naast de publicatiedatum en eventuele auteurs—de datum vermelden waarop je ze hebt bezocht. Dit geldt niet voor gedrukte krantenartikelen (met een ISSN), die hun eigen stijl van citatie hebben.
• Alle tabellen of figuren uit externe bronnen moeten worden geciteerd, na voorafgaande verificatie van de rechten (licentie die wijzigingen en reproductie toestaat). Als de tabellen of figuren eigen creaties zijn, maar gebaseerd op externe gegevens, moet de statistische bron worden vermeld in de legende (cf. infra).
  Voorbeeld van legende: “Tab. 1: Gemiddelde Belgische export als percentage van het BBP (IMF, 2023)”
• Als de figuren of tabellen rechtstreeks afkomstig zijn van een andere bron, die zelf externe gegevens heeft samengesteld en in figuren heeft omgezet, moet naar beide bronnen (de maker van de figuur en de bron van de gegevens) worden verwezen. De rechtencontrole is altijd van toepassing op de maker van de figuur (cf. supra).
• Data moeten expliciet worden geciteerd als statistieken en niet als de webpagina waarop ze worden voorgesteld.
• Voor meer details over het opmaken van bibliografische referenties in auteursdatumstijl, kun je hier details vinden voor elk type citatie.